איך שומרים קובץ וורד כ-PDF בלי שהעברית תשתבש

החדשות הטובות: לא צריך שום ממיר. Word שומר PDF בעצמו, וגם Google Docs. רוב הבעיות בעברית מתחילות בגופן שלא נשמר בקובץ, ובבדיקה שלא נעשתה לפני ששלחו. הנה איך עושים את זה נכון (באנגלית מחפשים את זה כ-word to pdf).

לפני השמירה: המסמך עצמו מסודר?

ה-PDF יראה בדיוק כמו המסמך. אם כבר ב-Word פסקה מיושרת לשמאל, או שמספרים קופצים לקצה השורה, זה יעבור גם ל-PDF. מתקנים קודם במסמך. איך מזהים ומתקנים כיוון פסקה ושפת עריכה, יש במדריך העברית יצאה הפוכה בוורד.

ב-Word ל-Windows

לפי העזרה של מיקרוסופט. השמות כאן הם כפי שהם מופיעים באנגלית. ב-Word בעברית הם מתורגמים.

1. אם הקובץ כבר נשמר בעבר, בוחרים File > Save a Copy. אם הוא עוד לא נשמר, File > Save As או Save a Copy.
2. בוחרים Browse ואת התיקייה שבה יישמר הקובץ.
3. ברשימה הנפתחת של סוג הקובץ בוחרים PDF.
4. רוצים לכוונן? More Options > Options. שם אפשר לשמור רק חלק מהעמודים (Page range), ולסמן Document structure tags for accessibility, שלפי מיקרוסופט עוזר לתוכנות הקראה לקרוא את המסמך.
5. בוחרים Save.

באותו חלון אפשרויות יש גם Bitmap text when fonts may not be embedded. לפי מיקרוסופט, אם אי אפשר לשמור גופן בתוך הקובץ, ה-PDF ישתמש בתמונות של הטקסט, כדי שייראה כמו המקור. המחיר: את הטקסט הזה אי אפשר לסמן ולהעתיק כמו טקסט רגיל.

ב-Word למק

לפי מיקרוסופט: File, ואז Save As או Save a copy. בתחתית החלון בוחרים File Format, בוחרים PDF מהרשימה, נותנים שם ושומרים. מיקרוסופט מציינת בעיה ידועה ב-Word למק: באפשרות Best for printing קישורים עלולים לא לעבור נכון. אם יש במסמך קישורים, בודקים אותם ב-PDF.

ב-Word בטלפון

לפי אותו עמוד של מיקרוסופט, ב-Word לאייפון לוחצים על כפתור File בפינה השמאלית העליונה, בוחרים Export ואז PDF.

ב-Google Docs

לפי העזרה של גוגל, במחשב פותחים את המסמך, בוחרים File > Download ובוחרים את סוג הקובץ PDF. למסמך גדול גוגל מציעה דרך אחרת, דרך הדפסה בכרום: File > Print, ליד Destination בוחרים Save as PDF, ולוחצים Save.

הטיפ שחוסך את רוב הבעיות: הגופן

PDF מציג את הטקסט בגופן ששמור בתוכו. אם גופן מסוים לא נשמר, המחשב שפותח את הקובץ מחפש גופן אחר במקומו, ועברית עלולה להיראות אחרת לגמרי, או להופיע כריבועים.

כשמסמך Word עצמו עובר הלאה, למשל למישהו שיפיק ממנו PDF במחשב אחר, כדאי לשמור את הגופנים בתוך קובץ ה-Word. לפי מיקרוסופט, ב-Windows: File > Options, בצד בוחרים Save, ובתחתית מסמנים Embed fonts in the file ולוחצים OK.

• לא כל גופן מרשה לשמור אותו בקובץ. יוצר הגופן קובע את זה, ומיקרוסופט מסבירה איך לבדוק את ההגדרה בלוח הבקרה, תחת Fonts.
• מיקרוסופט ממליצה על גופני OpenType (.OTF) או TrueType (.TTF), ולא על גופני PostScript.
• גופני הענן של Office יורדים אוטומטית, ולרוב לא צריך לשמור אותם בקובץ.
• האפשרות Embed only the characters used מקטינה את הקובץ, אבל מי שיקבל אותו יתקשה לערוך בגופן הזה.

מה בודקים אחרי השמירה

פותחים את ה-PDF, רצוי בתוכנה אחרת או בטלפון, ועוברים על הנקודות האלה:

1. כיוון הפסקאות. טקסט מיושר לימין, ומשפטים מתחילים מימין.
2. מספרים ואנגלית בתוך משפט. תאריך, סכום או שם באנגלית נמצאים במקום שלהם, ולא קפצו לקצה השורה.
3. סוגריים ומקפים. סוגר פותח וסוגר במקום הנכון.
4. רשימות וטבלאות. המספור בצד ימין, והעמודה הראשונה של הטבלה מימין.
5. הגופן. נראה כמו במסמך, בלי ריבועים ובלי גופן מחליף.
6. העתקה. אם מישהו יצטרך להעתיק מהקובץ, מסמנים משפט, מעתיקים ומדביקים. אם יוצא הפוך, ההסבר נמצא במדריך למה העברית יוצאת הפוכה כשמעתיקים מ-PDF.

ה-PDF גדול מדי, או שצריך לחזור לוורד

קובץ גדול למייל או לטופס מקטינים בכיווץ PDF. ברמה העדינה הטקסט נשאר טקסט שאפשר להעתיק ולחפש. ובכיוון ההפוך: קיבלתם PDF בעברית וצריכים לערוך אותו? PDF לוורד בעברית נותן את הטקסט ישר בקובץ Word, בלי העיצוב.

מקורות

• Microsoft: Save or convert to PDF or XPS in Office desktop apps
• Microsoft: Benefits of embedding custom fonts
• Google: Create, view, or download a file (Google Docs)